VN
JPHội họp là một hoạt động cần thiết và quan trọng của doanh nghiệp. Do đó cần tiến thành các bước để chuẩn bị, tiến hành tổ chức một cuộc họp hiệu quả nhất khi thuê phòng họp tại Hà Nội.
Bước 1: Xác định và lên nội dung cho cuộc họp.
Xác định đúng và cụ thể nội dung và mục đích của cuộc họp là vô cùng quan trọng, đây là linh hồn và tầm quan trọng của cuộc họp. Như vậy, bạn sẽ không lãng phí thời gian quý giá của mọi người cho những cuộc họp không cần thiết hay mục đích không quan trọng.
Thuê phòng họp tại hà nội
Bước 2: Lên kế hoạch cụ thể cho cuộc họp
Lên kế hoạch cụ thể cho thời gian bắt đầu và kết thúc, uớc lượng thời gian cho cuộc họp. Lên danh sách những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp. Người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. chuẩn bị các phương án dự phòng khi có trường hợp đột xuất xảy ra.
Bước 3: Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Với các cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng mà công ty bạn không đáp ứng được đầy đủ trang thiết bị và không gian thì lựa chọn tối ưu nhất là thue phong hop tai ha noi. Ở đây sẽ cung cấp cho bạn một văn phòng họp thoải mái tiện nghi với đầy đủ trang thiết bị phù hợp với mọi nhu cầu, quy mô của cuộc họp. Địa điểm phòng họp nên ở nơi trung tâm hoặc thuận lợi cho việc đi lại. Phòng họp cần có nội thất hiện đại và tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút, mang lại sự mới mẻ phù hợp tránh khô khan, nhàm chán trong các cuộc họp thường thấy.
Thuê phòng họp tại hà nội
Bước 4: Các công tác chuẩn bị khác cho cuộc họp
Cần chuẩn bị trướctrà, nước, giấy tờ và các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v…bạn phải kiểm tra, chạy thử các thiết bị càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Nếu bạn thuê phòng họp tại Hà Nội thì cũng cần kiểm tra xem những tiện ích mà nhà cung cấp đưa ra, phần nào là miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Các dịch vụ lễ tân, bảo vệ hay dịch vụ ăn nhẹ, trà nước thường do nhà cung cấp chuẩn bị.
Bước 5: Phân công nhân sự và tiến hành cuộc họp.
Phân công nhân viên đón tiếp và thư kí ghi chép biên bản cuộc họp. Sau đó bạn có thể tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả nhất. Sau cuộc họp nên có đánh giá và rút ra kinh nghiệm để lần tổ chức cuộc họp sau sẽ càng thành công, hiệu quả hơn nữa.
