Những lưu ý khi tổ chức họp trực tuyến tại meeting room Hanoi

Ngoài việc tiết kiệm thời gian và chi phí, họp trực tuyến còn giúp những cuộc họp có thể được lưu lại để mang ra nghiên cứu về sau. Vì thế phương phấp nhọp này đang càng được ứng dụng nhiều, sau đây là những lưu ý để bạn có thể tổ chức một buổi họp trực tuyến hiệu quả nhất tại meeting room Hanoi.
1.Chuẩn bị và kiểm ta kĩ các trang thiết bị họp
Vì là một cuộc họp trực tuyến nên tiêu chí quan trọng đầu tiên cần xem xét các thiết bị họp trực tuyến được trang bị phục vụ cho cuộc họp. Bạn cần kiểm tra kĩ xem dữ liệu được truyền tải tốt, thông tin, hình ảnh đầy đủ và chân thực nhất không. Nên lựa chọn những phòng họp có trang bị thiết bị hiện đại, chất lượng cao, có nguồn gốc xuất xứ từ các hãng công nghệ nổi tiếng chuyên về thiết bị hội nghị truyền hình, họp trực tuyến để bạn có một cuộc họp thành công nhất.

 

Meeting room hanoi

2. Chạy thử camera và mic trước
Tùy thuộc vào số lượng người đang ở trong phòng họp mà camera cần được đặt một  khoảng cách hợp lí so với những người tham gia. Vị trí microphone nên đặt ở cạnh bàn, chỉ vào tất cả những người tham gia hội nghị. Hãy thử đặt các microphone cách đều tất cả các loa trong phòng, đồng thời đảm bảo các mặt của mic phải đối mặt với tất cả mọi người mà không cần phải điều chỉnh. Âm thanh cũng không kém phần quan trọng như video, và thiết lập các mức độ âm thanh thích hợp sẽ làm giảm vọng lại, phản hồi âm thanh, và âm thanh ngẫu nhiên. Bạn nên thực hành kiểm tra mức độ âm thanh của bạn trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo mọi người khồng phải nghe âm thanh lúc lớn, lúc nhỏ.

3. Điều chỉnh ánh sáng cho phòng họp hợp lí.
Vì là một cuộc họp trực tuyến nên hãy chắc chắn rằng phòng họp được chiếu sáng tốt. Nếu phòng không đủ ánh sáng thì bạn lại có cảm giác như đang nói chuyện với một người nào đó trong bóng tối. Nếu ánh sáng quá mạnh sẽ làm làm chói mắt hoặc bị phản chiếu khiến hình ảnh không rõ. Tốt nhất là nên sử dụng ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ hoặc chỉ đơn giản là bật đèn phía trên trong phòng để làm sáng lên hội nghị.
4. Phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Cần phân công nhiệm vụ cụ thể, chỉ định các nhiệm vụ như người viết bảng trắng, người ghi phút, và quản lý Q&A và đặc biệt là nhân viên kĩ thuật để cuộc họp diễn ra thuận lợi nhất tại meeting room Hanoi. Cần lên kế hoạch hợp lí, cụ thể cho buổi họp để buổi họp diễn ra đúng giờ, hiệu quả nhất và đặc bệt là mọi người có thể tương tác dễ dàng với nhau như một cuộc họp trực tiếp bình thường.

Share Button
Rate this post
Bài viết liên quan
Bài viết nổi bật